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採用した特定技能外国人に行うべき支援業務って何?

特定技能を利用して外国人を雇用すると採用した外国人の業務上や生活上で必要となる支援を行う義務が生じます。具体的にどのような支援が必要なのでしょうか。支援の内容等を解説していきます。

採用した特定技能外国人に行うべき支援業務って何?

特定技能1号で外国人を採用した場合、採用した人が日本で働く際に、普段の生活が特別不自由なく送れるように、また異国である日本で憂いなく仕事に従事できるように、採用した企業は特定技能1号外国人に対して様々な支援を行います。

支援の内容は国により定められており、雇用する企業はそのほかの書類とともに、策定した支援計画書を出入国在留管理庁に提出しなくてはなりません。支援計画は正確には「1号特定技能外国人支援計画」という名称です。

支援業務の対象は1号特定技能のみ

特定技能には1号と2号があり、支援計画が必要なのは1号で雇用する場合です。2号特定技能は1号修了者であるため、特に支援の必要はありません。

2号を取得する人は現在の制度ではほとんどおらずあまり人数は多くありません。受け入れる特定技能外国人は、その多くが支援を必要とする特定技能1号取得者になるのではないでしょうか。

なぜ受け入れ機関である企業に支援する義務があるのか

言葉や文化、宗教などさまざまな違いがある日本で働いてくれる外国人のために、自国とは全く違う日本での生活や新しい仕事に支障の出ないようにするためのものです。

そのため、雇用する側である企業には雇用契約を結んだ外国人に対して、さまざまな面でのケアをする義務が生じます。

基本的にしなければならない支援の内容は決められているため、まずはどのような支援が必須であるのかを知っておく必要があるでしょう。

支援業務の内容は?

企業側が行わなくてはならない支援には、2種類あります。それが義務的支援と任意的支援です。その主な違いは、義務的支援は必ず計画・実行しなければならないのに対し、任意的支援はしてもしなくても問題がないという部分です。

任意的支援は企業側の善意によって行われるものであり、具体的には入国時の日本の天候や推奨する服装、本国から持ってくると便利な物の説明、逆に持ち込んではいけないものなどの情報提供です。

そのほか、受け入れ機関である企業から支給されるものや日本に来た時に必要となる費用などの情報提供も、任意的支援の一環になります。

それでは支援業務の内容を確認していきましょう。

(1)事前ガイダンスの提供

〔義務的支援〕

特定技能外国人がビザ申請を行う前に「事前ガイダンス」として、特定技能雇用契約の内容、特定技能の在留資格を取得することにより許可される活動の内容、在留のための条件、その他日本に在留するにあたって留意すべき事項、など関する情報の提供を行う
事前ガイダンスは、1号特定技能外国人が十分に理解することができる言語により実施する

〔任意的支援〕

事前ガイダンス実施後、就労開始前であっても1号特定技能外国人からの相談がある場合には適切に応じる

(2)出入国する際の送迎

〔義務的支援〕

特定技能外国人が日本に入国する際に、使用する港や空港から企業のオフィスまたは当該外国人の住居まで送迎を行うこと

〔任意的支援〕

特定技能外国人が、技能実習2号等から特定技能1号へ在留資格を変更した場合、既に日本国内に在留しているため入国時の送迎は不要だが、この場合であっても特定技能外国人の移動について送迎を実施すること

(3-1)適切な住居の確保に係る支援・生活に必要な契約に係る支援

〔義務的支援〕

特定技能外国人が住居を確保していない場合、不動産仲介事業者や賃貸物件の情報を提供し、必要に応じて住居探しに同行する
受入れ後に当該外国人が転居する場合にも同様に支援を行う

〔任意的支援〕

特定技能外国人が自社での雇用契約の解除または終了後、次の雇用先が決まるまでの間に住居の確保が必要になった場合にも、受入れ企業は上記の義務的支援と同等の支援を行う

(3-2)生活に必要な契約に係る支援

〔義務的支援〕

特定技能外国人の銀行口座開設、携帯電話の契約、その他電気、ガス、水道等の生活に必要なライフラインの契約に関し、必要な書類の提供及び窓口の案内を行う
必要に応じて上記支援に関して当該外国人に同行する

〔任意的支援〕

生活に必要なライフラインの契約に関し、契約内容の変更や契約の解約を行う場合にも、各手続が円滑に行われるよう必要な書類の提供及び窓口の案内を行う
必要に応じて上記支援に関して当該外国人に同行する

(4)生活オリエンテーションの実施

〔義務的支援〕

特定技能外国人が日本での生活を安定的かつ円滑に行えるようにするため、入国後に少なくとも8時間以上の「生活オリエンテーション」を行い、情報の提供を行う
「生活オリエンテーション」では以下に挙げられるような、内容について情報提供を行う(一部抜粋)

  1. 金融機関の利用方法
  2. 医療機関の利用方法等
  3. 交通ルール等
  4. 交通機関の利用方法等
  5. 生活ルール・マナー
  6. 生活必需品等の購入方法等
  7. 気象情報や災害時に行政等から提供される災害情報の入手方法等
  8. 我が国で違法となる行為の例
  9. 社会保障及び税に関する手続
  10. 自転車防犯登録の方法等

など

〔任意的支援〕

規定なし

(5)公的手続き等への同行

〔義務的支援〕

特定技能外国人が、前述の生活オリエンテーションで情報提供した事項について実施する場合や、その他生活に必要な公的手続きや届け出について、必要に応じて関係行政機関の窓口へ同行し、書類作成の補助をするなどの支援を行う

〔任意的支援〕

規定なし

(6)日本語学習の機会の提供

〔義務的支援〕

特定技能外国人が就労・生活する地域の日本語教室や日本語教育機関に関する入学案内の情報を提供し、必要に応じて特定技能外国人に同行して入学の手続の補助を行うこと
特定技能外国人の自主学習のための日本語学習教材やオンラインの日本語講座に関する情報を提供し、必要に応じて日本語学習教材の入手やオンラインの日本語講座の利用契約手続の補助を行うこと

〔任意的支援〕

特定技能外国人への日本語指導・講習の積極的な企画・運営を行うこと
特定技能外国人の自主的な日本語の学習を促すため、日本語能力に係る試験の受験支援や資格取得者への優遇措置を講じること

(7)相談又は苦情への対応

〔義務的支援〕

特定技能外国人から職業生活、日常生活または社会生活に関する相談や苦情を受けたときは、遅滞なく適切に応じるとともに、相談内容に応じて必要な助言や指導を行うこと

〔任意的支援〕

相談・苦情の相談窓口を物理的に設けたり、相談・苦情専用の電話番号やメールアドレスを設置すること

(8)日本人との交流促進に係る支援

〔義務的支援〕

必要に応じ、地方公共団体やボランティア団体等が主催する、地域住民との交流の場に関する情報の提供をおこなうこと
日本人との交流促進に関わる各行事等への参加の手続の補助を行うほか、必要に応じて当該外国人に同行して各行事の注意事項や実施方法を説明すること

〔任意的支援〕

特定技能外国人が日本人との交流促進に関わる各行事への参加を希望する場合、業務に支障を来さない範囲で実際に行事に参加できるよう、有給休暇の付与や勤務時間について配慮すること

(9)外国人の責めに帰すべき事由によらないで特定技能雇用契約を解除される場合の転職支援

〔義務的支援〕

受入企業の人員整理や倒産など、受入企業側の都合により特定技能外国人の雇用契約を解除する場合、他企業への転職支援を行うこと

〔任意的支援〕

規定なし

(10)定期的な面談の実施、行政機関への通報

〔義務的支援〕

特定技能外国人の労働状況や生活状況を確認のため、当該外国人と直接の上司や雇用先の代表者それぞれと3か月に1回以上の頻度で定期的な面談を実施すること
面談は特定技能外国人が十分に理解することができる言語により実施すること

〔任意的支援〕

特定技能外国人自らが通報を行いやすくするため、関係行政機関の窓口の情報を一覧にするなどして、あらかじめ手渡しておくこと

義務的支援を怠った場合

もしも義務的支援が適正ではないと判断されたときには、特定技能外国人を受け入れることはできません。さらに義務を怠って計画書は認められたものの実行しなかった場合には、受け入れ機関としての認定を取り消されることもあります。その場合、以降5年間は特定技能外国人を雇用することはできません。

支援業務に関する注意点とは

支援にはいくつかの意注意事項があります。きちんと押さえて十分に気を付けましょう。

注意点①通訳の必要性

特定技能外国人は一定レベルの日本語能力を持ち合わせていますが、日本人の通常の会話に問題なく入れるレベルかと聞かれればそれは少し違います。私たちは言わば日本語のネイティブスピーカーになりますので、相手に合わせて使う言葉の難易度や話すスピードを調整する必要があるでしょう。

また、支援業務の中には金融機関や医療機関の利用方法の説明など、普段の生活では使わない単語を使う場面があります。外国人にもわかりやすく説明できるように、通訳を雇うことも視野に入れるとよいでしょう。

注意点②ガイダンスはメールなどはNG

事前ガイダンスを行う際には、メールや書類の郵送などといった、文章だけで伝えることはいけません。WEB上でもいいので、必ず顔を合わせて話をし、本人確認をする必要性があります。

また十分に理解することが重要であり、最低でも3時間ほどは話す必要があると考えられます。そのほか理解したことを証明するために、書類に本人のサインを必要としています。そのため、WEB上で顔合わせと説明を行う場合は、後日改めて書類にサインする必要があることを忘れないようにしましょう。

支援業務は委託することも可能

初めて特定技能で人材を雇用する場合には、支援業務を実施する組織体制を構築することは難しいものがあるかもしれません。

支援計画は国に事前申請して承認される必要がありますが、時間と手間をかけて支援計画を策定したとしても、なかなか承認されないこともあります。

そんな時は、外部に委託することもできます。委託する場合は、登録支援機関という、特定技能の支援計画代行を専門とした国の認定機関に委託をします。

登録支援機関とは?

登録支援機関は、特定技能の外国人を雇用する企業からの委託を受け、「支援委託契約」を締結することにより、その業務の全てを請負い、実施する機関です。人材紹介や日本語学習支援のサービスを提供する株式会社の他、行政書士や、日本語学校、技能実習の監理団体、などが登録支援機関として国から認定を受けています。

登録支援機関には、支援のすべてを委託できるほか、一部だけの委託なども可能です。ある程度は自社でできるという企業も一部を委託することで負担を減らすことができます。

特に初めて特定技能を利用し、外国人を雇用する企業などは思わぬ出費を強いられることにもなりかねません。もちろん登録支援機関に委託するということはそれだけ費用もかかります。それでもすべてを自社でするよりは費用も工数も減らせることが望めます。

まとめ

外国人を雇用するには、国によって定められている支援業務を行う必要があります。

支援業務には様々な種類があり、支援内容は多岐にわたります。

支援を行うのは、初めての試みである企業にとってはかなり負担になるかもしれません。そんな時は外部に委託してみることも可能です。登録支援機関も一つではないため自社に合ったところを選ぶことができるでしょう。ぜひ利用してみてください。



MUSUBEE編集部

特定技能の外国人採用を考える企業にとってお役立ち情報を提供します。

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