特定技能ビザで採用後に必要な支援計画の要件とは？

特定技能を利用して外国人を雇用すると採用した外国人の業務上や生活上で必要となる支援について、事前に支援計画を策定し、国に提出する必要があります。具体的にどのような内容なのでしょうか。支援計画の内容や注意点を解説していきます。

特定技能で外国人を雇用すると支援が必要

支援計画は正確には「1号特定技能外国人支援計画」という名称であり、普段の生活が特別不自由なく楽に送れるよにまた、異国である日本で憂いなく仕事に従事できるようにするための計画です。雇用する企業はそのほかの書類とともに、策定した支援計画書を出入国在留管理庁に提出しなくてはなりません。

特定技能には1号と2号があり、支援計画が必要なのは1号で雇用する場合です。2号は特に支援の必要はありません。

なぜ受け入れ機関である企業に支援する義務があるのか

支援計画は言葉や文化、宗教などさまざまな違いがある日本で働いてくれる外国人のために、自国とは全く違う日本での生活や新しい仕事に支障の出ないようにするためのものです。

そのため、雇用する側である企業には雇用契約を結んだ外国人に対して、さまざまな面でのケアをする義務が生じます。

基本的にしなければならない支援の内容は決められているため、まずはどのような支援が必須であるのかを知っておく必要があるでしょう。

登録支援機関に委託することも可能

初めて雇用する場合にはなかなかすべての支援計画の実施を自社で行うことは難しかもしれません。支援内容を調べて支援計画を策定したとしても、国の承認が得られない場合や、支援計画の実施に時間と人手とお金がかかってしまう場合もあります。

そんな時は、外部に委託することもできます。委託する場合は、企業が果たすべき雇用した外国人への支援義務を登録支援機関が代わって実施してくれます。

厳密には、支援計画の策定については企業が策定する必要がありますが、登録支援機関に委託する場合は助言を受けることができます。支援計画の実施については前述の通りすべて委託することが可能です。

さらに支援計画の内容について一部だけを委託することも可能です。ある程度は自社でできるという場合、一部を委託することで負担を減らすことができます。

登録支援機関に委託する場合は別途費用が発生します。それでもすべてを自社で実施するよりも、採用した特定技能外国人に対して適切な支援を行えるほか、自社の負担を軽減できることが期待できます。

特に初めて特定技能制度を利用し、外国人を雇用する企業などは実績のある登録支援機関に委託することがおすすめです。

支援計画とは何？

支援計画には、義務的支援と任意的支援の2種類があります。義務的支援は必ず実行する必要のあるもので、任意的支援はするかどうかは企業が決めることができるものを指します。

義務的支援の内容は決まっていて、すべての項目において必ず支援計画書に記載しなければなりません。任意的支援の場合は、実行するものを記載します。内容を記載するだけでなく、きちんと実行できるということを計画・証明しなければなりません。ここでは、支援計画の具体的な内容を解説していきます。

支援計画①事前ガイダンスをしよう

事前ガイダンスとは、雇用した外国人の母国語または完全に理解できる言葉で雇用条件などについて説明を行うものです。具体的には、給与や勤務時間に関する労働条件、日本で活動することができる内容や業務内容、入国のために必要なもろもろの手続き、保証金に類するものを必要としないこと、支援実施の費用を雇用した外国人に負担させないことです。

これらの説明は、外国人に分かる言語であれば、必ずしも直接対面で話す必要はなく、WEB上でも問題はありません。とはいえSkypeなどのツールを使用して必ず顔を合わせて本人確認したうえで行いましょう。書類のみ、またはメールのみのやり取りは認められていません。

支援計画②出入国の際は送迎をしよう

入国時も出国時も、きちんと手続きがされることを見届けなくてはなりません。具体的には保安検査場まで同行することが求められます。その後、入場まできちんと見届けましょう。そのため、出入国時には送迎が必要とされます。

支援計画③住居や生活に関わる支援をしよう

住居の契約の場合は、契約に必要な連帯保証にになることなどが求められます。また、住居自体はシェアハウスでも問題はないですが、広さは一定以上の定めがあるため注意しましょう。決められた広さ、7.5平方メートル以下の部屋ではたとえ外国人本人の希望であったとしても認められません。

また給与を振り込むための銀行口座の開設や携帯電話やガス・水道・電気などのライフライン契約・開設の手続きを案内し、必要であれば補助しなくてはなりません。そのほか公的手続き、いわゆる社会保障や税金などの手続きが必要であれば、きちんと説明したうえで手続きの補助をする必要があります。

支援計画④オリエンテーションをしよう

生活に必要な社会的マナーや日本のルールなどといった細かでも必要となる部分を、理解可能な言葉で説明する必要があります。特にマンションやアパートを賃貸する場合には、ゴミ出しや共同作業などの説明もきちんと説明し、近隣とのトラブルにならないように事前に対処しましょう。

また、災害時の緊急避難先や救急搬送できる病院、警察、消防、救急への連絡方法、不安から通える病院の案内なども必要になります。そのほか自治体の窓口や何かあった時の相談先も伝えておきましょう。

支援計画⑤日本語の習得・地域との交流をしよう

日本語はもともとある程度習得していますが、必要であれば日本語教室の案内や情報の提供などを行いましょう。また、地域のお祭りや行事への案内・参加などをして地域住民との交流を図り、日本の文化へ触れ合う機会を作る必要があります。

支援計画⑥相談への対処と転職支援をしよう

職場や日本での生活上での悩みや相談には、外国人の故郷の言葉や理解できる言語でする必要があります。相談や苦情を受け付けてください。必要であれば助言や適切な指導も行わなくてはなりません。

また、雇用先である企業側の都合により雇用契約を打ち切らざるを得ない場合などは、次の就職先を見つけるための転職を支援する必要があります。ただし、雇用契約打ち切りが外国人本人の自己都合であった場合には、支援の必要はありません。

支援計画⑦定期的に面談を実施しよう

支援の責任者には雇用されている外国人と、その直属の上司に対して3か月に1回以上の面談が課されています。面談の目的は労働基準法に違反していないかどうかであり、もし違反が発覚した場合には、行政機関に通報する義務があります。

支援計画を提出するまでの流れ

特定技能雇用契約の締結後、在留資格認定証明書の交付申請前に義務的支援の計画書を完成させておく必要があります。もともと日本での在留資格を持っていて変更する場合には、変更申請前にしておきましょう。計画書は特定技能外国人が完璧に理解できる言語と、日本語での作成が必須です。計画書には特定技能外国人のサインが必要なため、注意しましょう。

支援計画を実行するまでの流れ

特定技能外国人を支援するには、審査が下りた後にその都度必要になった子をやす必要があります。そのため、審査が下りたらすぐに必要と思われる手続きなどをしましょう。

提出書類はどこで手に入れればいい？

特定技能外国人の提出書類は、法務省のホームページから手に入れることができます。必要と思われる書類をダウンロードしてください。

まとめ

外国人と意思の疎通を図るために通訳と契約を交わしたり、孤立することのないように便宜を図るなど支援の幅はかなり広範囲に及びします。特定技能外国人を雇用するのが初めて、という企業であれば特に、受け入れ機関である企業の負担が大きくなります。

できるだけ企業側の負担を減らし、なおかつ外国人が不自由な生活を強いられないためにも支援は登録支援機関に委託することが望ましいでしょう。入社後にはバリバリ働いてもらえるように、質の高いサービスを開始しましょう。